Trascrizione per riunioni di consiglio e stesura dei verbali
Audio in entrata, verbali precisi in uscita. Niente bot di registrazione in sala, niente licenze per utente, niente contratto SaaS da far negoziare al legale. Carichi la registrazione, ottieni una trascrizione con etichette dei parlanti, scrivi i verbali più velocemente. 2 $ all'ora di consiglio.
Niente bot di registrazione in riunione
La maggior parte degli strumenti di trascrizione di riunioni si unisce alla call come partecipante o richiede al reparto IT di installare software. Noi prendiamo solo il file della registrazione. Niente bot, niente installazione, niente ticket IT.
Etichette dei parlanti per i consigli
Un consiglio da 7-12 persone con presidente, consiglieri, team executive e legali produce una registrazione multivoce. La diarizzazione etichetta ciascuno — utile quando chi redige il verbale deve attribuire mozioni e voti.
Processato in UE, allineato alla retention
Audio in data center UE, eliminato 90 giorni dopo l'ultimo accesso. Si allinea alle policy aziendali di retention che richiedono che i materiali del board vivano nel sistema di registri aziendale, non in SaaS di terze parti.
2 $/ora, senza contratto
Una riunione di consiglio da 3 ore è 6 $. Un anno intero di riunioni mensili da 3 ore è 72 $. Confronta con strumenti per utente da 300+ $/anno — i segretari del consiglio non hanno bisogno di una piattaforma di riunioni, hanno bisogno di trascrizioni.
Dalla registrazione del consiglio alla bozza dei verbali in 3 passi
Registra la riunione (in qualsiasi modo)
Registrazione Zoom, Teams, microfono in sala — qualsiasi sorgente funziona. Accettiamo MP3, WAV, M4A, MP4. Fino a 500 MB / 10 ore per file (il limite di 10 ore copre quasi tutti i board che durano l'intera giornata).
Carica su TranscribeCat
Rilascia il file. Rileviamo la lingua automaticamente (utile per consigli con membri multilingue), separiamo i parlanti e produciamo una trascrizione verbatim con timestamp. Una riunione da 3 ore è pronta in 8-14 minuti.
Redigi i verbali
Cerca nella trascrizione per argomento. Usa i timestamp per trovare il momento esatto di mozioni, voti e decisioni. Copia mozioni parafrasate nel tuo template di verbale. Archivia la trascrizione completa nel sistema dei registri.
Il flusso di stesura dei verbali che regge lo scrutinio del consiglio
La stesura dei verbali ha un compito più sottile di "scrivere ciò che è stato detto": i verbali sono registro aziendale, spesso soggetti a discovery e talvolta presentati ai regolatori. Devono essere:
- Precisi su mozioni, decisioni e voti (questi pesano legalmente).
- Concisi nella discussione (parafrasi, non verbatim).
- Neutrali nel tono (evita di descrivere chi è stato "appassionato" o "sprezzante").
- Orientati all'azione sugli output (chi fa cosa, entro quando).
Una trascrizione verbatim è l'artefatto sbagliato per il verbale finale. Ma è quello giusto per il segretario che scrive il verbale:
- Trova ogni mozione esattamente come è stata proposta cercando "propongo", "presento la mozione", "mozione per" nella trascrizione. Il linguaggio della mozione dovrebbe essere riportato verbatim nel verbale.
- Trova ogni voto cercando "a favore", "contrario", "astenuto", "approvato", "respinto".
- Traccia ogni action item cercando "farà", "si impegna a", "entro la prossima riunione", "concordato".
- Verifica un punto contestato cliccando un timestamp e ascoltando l'audio originale.
La trascrizione resta nel tuo sistema di registri come registrazione audio sottostante. Il verbale resta nel registro ufficiale. Servono entrambi, e la trascrizione riduce drasticamente il tempo e lo stress per produrre il secondo.
Retention dei registri, riservatezza e cosa inserire nel registro aziendale
La maggior parte delle policy di governance aziendale richiede che i verbali del consiglio siano conservati a tempo indeterminato (o per la durata della società). Le registrazioni audio si conservano di solito per un periodo più breve — tipicamente 1-7 anni a seconda della giurisdizione e della policy dell'organo.
Dove si inserisce TranscribeCat in questa gerarchia: siamo uno strumento di lavoro per il segretario, non il sistema di registro. Una volta redatto il verbale ed esportata la trascrizione:
- I verbali approvati vanno nel registro aziendale (portale del board, sistema di archiviazione sicuro, ecc.) e sono conservati secondo la policy.
- La trascrizione di lavoro può essere scaricata da TranscribeCat in Word o testo semplice, archiviata nel sistema dei registri insieme all'audio, e la copia locale su TranscribeCat può essere eliminata a discrezione del segretario.
- L<strong>audio</strong> è conservato su TranscribeCat per 90 giorni dallultimo accesso per impostazione predefinita. Se la tua policy richiede meno o più, gestiscilo nel tuo sistema di registri — noi non siamo il sistema di registro.
Per consigli che trattano informazioni privilegiate non pubbliche (MNPI), entità regolate (reporting SEC, banca, sanità) o materie particolarmente sensibili: rivedi con il consulente aziendale la policy sui processori terzi prima di adottare qualsiasi strumento di trascrizione IA. I nostri subprocessori e il flusso dei dati sono documentati su /trust per agevolare quella revisione.
Quanto costa davvero la trascrizione del consiglio
2 $ per ora di audio di consiglio:
2 $
Call di comitato di 1 ora
6 $
Consiglio trimestrale da 3 ore
72 $
Un anno di consigli mensili da 3 ore
I portali per consigli per utente costano 300-1.000 $/utente/anno per la trascrizione come funzione. Per la maggior parte dei consigli, 72 $/anno coprono l'intero flusso di trascrizione senza contratto di portale.
Frequently asked questions
Funziona per riunioni di consiglio in presenza?+
Sì. Metti un microfono conferenza sul tavolo (preferibile un boundary mic — Yamaha YVC-330 o simile dà una separazione pulita dei parlanti in una sala da 12 persone) e registra su telefono o portatile. Carica il file risultante. Per migliori etichette dei parlanti, posiziona il mic equidistante dai parlanti; per un tavolo lungo, due mic sommati nell'app di registrazione producono una diarizzazione migliore.
E le riunioni ibride (in presenza + remoto)?+
Usa la registrazione della piattaforma di videoconferenza con cui i membri remoti si sono uniti (Zoom, Teams, Meet — tutte hanno funzioni di registrazione). La registrazione della piattaforma cattura sia l'audio in sala sia quello remoto tramite l'array di microfoni della sala. Carica quella registrazione su TranscribeCat.
È legale nella mia giurisdizione?+
La registrazione delle riunioni di consiglio è regolata dalla policy di governance aziendale e (in alcuni casi) dalla legge sulle intercettazioni. La maggior parte dei consigli ha già una policy su se e come si registrano le riunioni. TranscribeCat non la cambia — noi trascriviamo una registrazione che hai già. Verifica con il consulente aziendale prima di registrare se è una pratica nuova.
Quanto è precisa la trascrizione su una riunione di consiglio?+
I consigli variano molto. Con un microfono conferenza di qualità e turni disciplinati: 92-96 % di precisione. Con un telefono al centro del tavolo e cross-talk attivo: 80-88 %. Le etichette dei parlanti funzionano meglio quando le voci individuali sono facili da distinguere — la somiglianza di voci (per esempio diversi uomini di mezza età con voci simili) è il caso più difficile.
Posso condividere la trascrizione con il resto della segreteria?+
Sì — imposta un'Organizzazione su /org/settings. L'intera segreteria condivide una carta di fatturazione e ha accesso a tutte le trascrizioni. Niente costi per utente.
E le MNPI e le discussioni strategiche riservate?+
L'audio viene elaborato in data center UE ed eliminato 90 giorni dopo l'ultimo accesso. Non addestriamo modelli sull'audio dei clienti. OpenAI (subprocessore di trascrizione) opera in regime di zero-retention. Per consigli che trattano MNPI, rivedi con il consulente aziendale — ogni board ha una soglia propria sui processori terzi. Disclosure completa dei subprocessori su /trust.
Posso ottenere la trascrizione con timestamp allineati all'audio?+
Sì. L'export Word include timestamp per segmento. Utile per archiviare insieme all'audio nel sistema di registri aziendale — chi rivede la trascrizione in seguito può fare il controllo a campione contro l'audio nel momento rilevante.
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